Compliancen, vastuullisuuden ja kestävän kehityksen hallinnalla tarkoitetaan yrityksen ja organisaation kykyä hallinnoida tärkeimpiä liiketoiminnan ja oman organisaation avainprosesseja. Organisaatio toimii vastuullisesti, kun se toimii lakien ja asetusten mukaisesti niin kotimaassaan kuin liiketoimintansa kohdemaissa.
Oman maan lait tunnetaan monesti hyvin. Haasteita on useimmiten muiden maiden lakien ja niihin liittyvien muutosten seurannassa. Viranomaisasioinnin kohdalla, erityisesti reguloiduilla toimialoilla vastuullista toimintaa, compliancea pitää voida näyttää ja todistaa usein. Hyvä compliance-ratkaisu tukee organisaatiota reaaliaikaisesti ja mahdollistaa compliancen todentamisen, milloin vain.
Haasteita compliance-hallintaan on monesti organisaation avainprosessien, kuten hankinta- tai logistiikka prosessien hyvässä hallinnassa. Tyypillistä on, että eri ihmiset käyttävät eri prosessien vaiheissa eri järjestelmiä, jotka aina eivät ole integroitu tai keskustele keskenään. Esimerkiksi hankintaprosessi alkaa tyypillisesti organisaation strategiasta, jonka perusteella luodaan kriteerit toimittajille. On sanomattakin selvää, että jos organisaatiolla on omaa eettistä toimintaa koskeva normisto, Code of Conduct, myös toimittajalta edellytetään vastaavaa.
Kun toimittajan kanssa solmitaan sopimus, pitää sopimuksen velvoitteita myös pystyä seuraamaan. Myöhemmin liiketoiminnan kuluessa pitää pystyä arvioimaan, miten tarjonta sekä mahdollinen materiaali-compliance toteutuu. Jotta tämä toimittajasuhteen arvioiminen on mahdollista, pitää liiketoiminnan päästä tietoihin hankintaprosessin kaikissa vaiheissa. Se edellyttää tietojärjestelmältä yhteensopivuutta eri informaatiolähteiden välillä ja pääsyä oikeille henkilöille tähän informaatioon reaaliajassa.
Compliancen kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että asiaan liittyvä informaatio on reaaliaikaisena käytettävissä. Jos jotain poikkeamia omaan toimintaa liittyen havaitaan tai jotain fataalimpaa sattuu, informaatiohallinnan tarve korostuu entisestään. Tämän päivän vaatimuksena on nopea reagointi sattuneisiin tapahtumiin ja oma selvitys tapahtuneesta. Se onnistuu, kun vastuullisuuden hallintaan on yrityksen prosesseja tukeva järjestelmä ja koko organisaatio pystyy seuraamaan, miten avainprosessit toimivat compliance-tavoitteita vasten.
Riskien hallinta on tyypillisesti koettu koskevan lähinnä taloushallinnan aluetta. Kuitenkin kaikkien liiketoimintaprosessien riskit pitää pystyä tunnistamaan ja varmistamaan riittävän aikainen riskeihin pureutuminen, jotta ne voidaan hallita ennen niiden eskaloitumista. Hyvä riskienhallinta lähtee siitä, että riskit voidaan nähdä ja havainnoida osana liiketoimintaprosessia. Riskienhallinta muuttuukin näin aktiiviseksi ja kiinteäksi osaksi avainprosessien hallintaa.
Hyvä compliance-ratkaisu huomioi organisaation liiketoiminnan ja mittaa sen toimivuutta päivittäin. Se antaa johdolle tiedon prosessien toimivuudesta myös compliancen kannalta osana liiketoiminnan strategista seurantaa. Tulevaisuuden suunnittelu helpottuu, kun perinteiset management review-kokoukset voidaan viedä läpi reaaliaikaisen tiedon tukemana ilman, että yrityksen avainprosessien tilaa tarkastellaan 3-6 kuukauden toteumaraporttien kautta.