EU edellyttää elintarviketeollisuuden yrityksiltä omavalvonnan osana HACCP-laatujärjestelmää. Sääntely koskee myös esimerkiksi panimoteollisuutta elintarvikealan lisäksi. Sen voi toteuttaa monella tavalla.

Manuaaliset tavat toimia kohtaavat rajansa viimeistään toiminnan kasvaessa. Pidemmälle automatisoitu järjestelmäkin kangistuu usein vaikeaksi käyttää, jos sitä ei kehitetä.

NordCheck tarjoaa nykyaikaisen digitaalisen ratkaisun, jolla HACCP-periaatteisiin pohjautuva laatujärjestelmä voidaan jalkauttaa käytännön tekemiseen ja joka muotoutuu asiakkaan tarpeiden mukaan ja mukautuu niiden muuttuessa.

Manuaalinen laaduntarkkailu jää jälkeen

HACCP eli Hazard Analysis and Critical Control Points, vaarojen arviointi ja kriittiset hallintapisteet, on elintarviketurvallisuuden ytimessä. HACCP:n metodeja voi periaatteessa soveltaa vaikka ruutupaperilla.

Viimeistään siinä vaiheessa, kun volyymit kasvavat tai tuotanto monipuolistuu, manuaalinen laadunvalvonta kuitenkin jää jalkoihin. Excel on pitkään ollut asianmukainen työväline ja se on edelleen yleisesti tässä käytössä.

Excel on jälkijunassa

Manuaaliset, Excel-vetoiset prosessit ovat laadunhallinnan kannalta kuitenkin haasteellisia. Exceliin ei voi liittää dokumentaatiota, ja sisältöjen ylläpitäminen on manuaalista ja siten altis virheille ja vaatii suurta tarkkuutta. Excel ei muistuta tekemisistä vaan se pitää avata ja tehtävät katsoa ja kirjata erikseen.

Kun tekemistä jälkikäteen auditoidaan, Excel-kirjausten ja oikeiden versioiden yhdistäminen luotettavasti ja helposti tuolloin oikeisiin dokumentteihin voi olla hyvinkin vaativaa.

Sääntely  sallii joustavastikin erilaiset tavat toteuttaa sääntelyn vaatimat asiat, mutta kun omavalvontasuunnitelman mukaisesti pitäisi tehdä, tekeminen tulee olla sekä tehty että dokumentoitu asianmukaisesti tehdyksi. Toisinaan tekemisen määrä, esimerkiksi tuottajien lukumäärän myötä, kasvaa liian suureksi ilman automaatiota.

Myöskään henkilöstön tiedot eivät pysy automaattisesti ajan tasalla. Esimerkiksi työ- ja laatuohjeiden koulutus voi sekin perustua manuaaliseen seurantaan sen sijaan, että uuden työtehtävän tai vastuualueen myötä sitä koskevat ohjeet tulisivat automaattisesti perehdyttäviksi ja tästä jäisi luotettava merkintä.

Excel ja vastaavat manuaaliset työkalut ovat raportoinnin kannalta aina lähtökohtaisesti jälkijunassa. Ne eivät automaattisesti tuota ajantasaista informaatiota, jonka avulla yritys pysyisi tilanteen tasalla tuotantonsa eri prosesseista.

Laadunhallinnan käytännöt voidaan tehokkaasti digitalisoida

Vaikka HACCP:tä kuten muitakin laatujärjestelmiä voi toteuttaa manuaalisesti, tekemisen määrä on usein valtava. Prosessit ovat monipolvisia, niitä on paljon, samoin tuotteita ja etenkin tuotantoeriä.

Digitalisoimalla laadunvalvonnan työkaluja saadaan tekemiseen kattavasti tehokkuutta ja parannettua sekä tekemisen laatua että työtehtävien mielekkyyttä. Digitaalinen HACCP on tuottaa tekijöille, laadunvalvonnalle ja tarkastajille ajantasaista tietoa kattavasti.

Vastuullisuus-, ympäristö- ja laatuvaatimukset myös tuottajille ja toimittajille kasvavat jatkuvasti. Toimiva HACCP voidaan ulottaa soveltuvilta osin myös ulkopuolisiin. Tällöin voidaan tehokkaasti tuoda vastuullisuuden kaltaisia lisävaatimuksia saman järjestelmän kautta ilman että vastuullisuus- ja laadunvalvonta vaatisivat omat ratkaisunsa – kun kuitenkin laatukin on osa vastuullisuutta eikä vain viranomaisvaatimus.

Perehdymme asiakkaan alaan ja kehitämme järjestelmää

NordCheck lähestyy asiaa eri tavalla – kahdesta eri näkökulmasta.

NordCheckin Compliance Management -alusta on poikkeuksellisen kehittynyt ja joustava täyttämään eri alojen laadunhallinnan vaatimukset. Meillä on esimerkiksi asiakkaina useita lääkealan yrityksiä.

 Ratkaisumme laadunhallinnan sisäänrakennetut ominaisuudet toimivat huomaamattoman tehokkaasti muillakin aloilla, vaikka sääntely ei kaikkia teknisiä hienouksia välttämättä vaatisikaan.

NordCheckin lähestymistapana, että tutustumme syvällisesti valittujen alojen toimintatapoihin ja hankimme omaa ja ulkopuolista osaamista tarvittaessa. Tällöin meille syntyy riittävä osaaminen soveltaa teknologiaa tehokkaasti ja alan käytäntöjen kannalta luontevasti.

NordCheckin Modern Compliance Platformon ratkaisu, joka kattaa laadunhallinnan, vaatimustenmukaisuuden, vastuullisuusasiat ja etiikan. Sen kautta yritys voi johtaa mainetta ja luoda arvoa. Modernin compliancen merkitys on viime vuosina kasvanut liike-elämässä tärkeimpien painopisteiden joukkoon. 

Usein voimme luoda baseline-tasoisen pohjan keskeisiin käyttötapauksiin. Siltä pohjalta keskustelu on heti konkreettisempaa ja uusi asiakas saa heti paremman käsityksen teknologian soveltuvuudesta.

Kun yhdistämme tämän taustatyön vahvaan omaan ymmärrykseemme teknologiasta, saamme valistuneen käsityksen siitä, miten teknologiaa kannattaa soveltaa kulloisenkin asiakkaan tarpeisiin.

Toteutuksissa lähdemme liikkeelle ratkaisusta, joka on riittävän laaja, mutta ei liian vaativa heti alkuun. Näin asiakkaalta ei mene liikaa aikaa määrittelyvaiheeseen, vaan pääsemme nopeasti yhdessä käytännön tekemiseen. Sen myötä alkaa kertyä kokemusta siitä, mikä toimii parhaiten ja miten ratkaisua voi kehittää.

Käymme dialogia jatkossakin ja kehitämme järjestelmää jatkuvasti eteenpäin. Käyttäjien kouluttamisen lisäksi koulutamme myös asiakkaan omaa it-henkilöstöä, jotta hekin voivat muokata järjestelmää tarpeisiinsa.

Meidänkin etumme on, että asiakas pystyy toimimaan myös itsenäisesti. Näin lujittuu hyvä pohja toiminnalle muuttuvassa tulevaisuudessa.

Kirjoittaja on Janne Järvenoja, lakimies ja toimitusjohtaja NordCheckissä.

Kuva: cottonbro / Pexels