Muutostenhallinta on tyypillinen osa perinteistä laadunhallintaa vahvasti reguloiduilla aloilla. Muutostenhallinnalla tarkoitetaan prosesseihin, laitteisiin tai esimerkiksi raaka-aineisiin liittyviä muutoksia, joilla voi olla vaikutuksia tuotteen laatuun tai jotka koskevat reguloituja osia tuotteesta. Hyvänä esimerkkinä tästä; jos vaikka lääkkeen lisäaine vaihdetaan toiseen tai elintarvikkeiden tuotantoprosessissa käytettävä kone vaihdetaan uuteen.
Tällaisten muutosprosessien tulee aina olla hyvin kontrolloituja. Muutoksien riskit ja vaikutukset arvioidaan etukäteen ja dokumentoida tarkkaan. Samoin myös itse muutos, että siihen liittyvät toimenpiteet ja esimerkiksi varautumissuunnitelmat dokumentoidaan.
Muutosta tapahtuu myös jatkuvan parantamisen myötä.
Muutostenhallinnan prosessi alkaa yleensä siitä, kun jossakin prosessissa havaitaan poikkeama tai esille tulee jokin muu perusteltu syy muutokseen. Poikkeaman havaitsemisen seurauksena asiaa tutkitaan tarkemmin käymällä prosessi kokonaan läpi, jotta saadaan selville poikkeaman aiheuttaja. Selvitystyön jälkeen prosessiin tehdään parannusehdotus. Muutos tulee katselmoida ja hyväksyä, jonka jälkeen se voidaan ottaa käyttöön. Muutos voidaan myös hylätä, mikäli todetaan, että sille ei ole tarvetta, sillä on negatiivinen laatu- tai muu vaikutus. On tärkeää muistaa, että muutosta tapahtuu myös jatkuvan parantamisen myötä.
Tärkeänä osana muutostenhallinnan prosessia on myös jäljitettävyys, jonka avulla voidaan nähdä mitä muutoksia on tehty edellisiin verrattuna. Tästä hyvänä esimerkkinä voidaan käyttää tietokoneen ohjelmistopäivitystä; kun tietokoneeseen tulee uusi päivitys, siinä kerrotaan esimerkiksi uuden ohjelmiston versionumero ja ominaisuudet, mitkä ovat muuttuneet edelliseen versioon nähden. Muutostenhallinta on tärkeää kuvata prosessina ja liittää prosessikuvaus projektisuunnitelmaan.
Hyvä muutostenhallinnan prosessi toteuttaa siis seuraavia vaiheita:
•Muutostarpeiden esitys dokumentoidusti “muutosehdotuksina”
•Muutosehdotuksien arviointi kustannuksien, laatu- ja muiden riskien ja vaikutusten, aikatauluvaikutuksien ja tarpeellisuuden osalta
•Päätös muutosehdotuksen toteuttamisesta tai hylkäämisestä
•Muutoksesta viestiminen toteutusta tekeville henkilöille, mikäli muutos päätetään toteuttaa
•Sopimusmuutokset
•Muutoksen dokumentointi, disaster recovery, ylläpito
•Muutoksen toteutus ja toteutuksen varmennus
Se kuinka nämä vaiheet toteutetaan, on kiinni toteuttavasta organisaatiosta, projektista sekä laatutavoitteista.
Nykyisessä toimintaympäristössä esimerkiksi toimittajien vaihtaminen sanktioiden tai maariskien vuoksi on lisääntynyt.
Nykyisessä toimintaympäristössä esimerkiksi toimittajien vaihtaminen sanktioiden tai maariskien vuoksi on lisääntynyt. Mm. pakotteet Venäjän suunnalle ovat lisänneet muutoksia monissa yrityksissä. Toimintamuutoksista taas seuraa lisää muutostenhallintaa, joka saattaa kaikessa lyhykäisyydessään tuottaa monille päänvaivaa.
NordCheckin ratkaisuilla muutostenhallinta on osa Compliancea ja näin muutokset voidaan hallita tehokkaasti sekä turvallisesti. Anna meidän huolehtia muutoksista puolestasi.