Jokainen compliancen parissa työskentelevä on kokenut sen. Se on osa päivittäistä elämää compliancen, laadunhallinnan ja sisäisen tarkastuksen suhteen. Vuosien kokemuksesta huolimatta, huolimatta kalliista koulutuksesta maailman parhaissa oppilaitoksissa, korkeasti koulutetut ammattilaiset viettävät tunteja ja tunteja päivittäin töissä etsimällä tiedostoja, kopioimalla tietoja yksi kerrallaan järjestelmästä toiseen. Nämä koulutetut, kokeneet asiantuntijat työskentelevät lukuisten erilaisten itsenäisten järjestelmien kanssa ja hallitsevat tehtäviä paljolti Excel-taulukoilla. Uusille laeille ja regulaatioille voidaan tarvita uusi erillissovellusratkaisu, joka ratkaisee juuri tämän ongelman – lisäten pakettiin jälleen uuden paikan, johon tietoa pitää siirtää ja sovelluksen, johon pitää erikseen kirjautua.

Joidenkin tutkimusten mukaan tehottomuuden taso on tuhoisa. Tutkimuksiin ja omaan kokemukseen perustuen voi todeta, että jopa 20% arvokasta työaikaa menee hukkaan pelkästään tietojen etsimiseen. Se vain pahenee, jos päivittäisten tehtävien selaamiseen on useita erillisratkaisuja – parannustarve on ilmeinen.

Tilanne erittäin säännellyissä yrityksissä, kuten finanssisektorilla tai laatuun keskittyvissä yrityksissä (esimerkiksi autoteollisuus, ruoka ja energia), on dramaattisesti haastavampaa. Laadunhallinta on erittäin monimutkainen aihe, joka sai lääketeollisuuden ottamaan käyttöön raskaita ratkaisuja, kuten OpenText ja Documentum, vain laadunhallintaprosessien ja dokumentoinnin suorittamiseen. Rahoitusalalla riskimallit ovat huomattavan monimutkaisia, päällekkäisiä, ylittävät liiketoimintafunktioiden rajat ja ne koskevat useita tuotteita. Mallien kehittäminen voi viedä kuukausia ja vuosia. Mikäli malli toteutetaan manuaalisesti tai joukolla huonosti integroituvia erillisratkaisuja, ei ole vaikea ymmärtää, miksi juristeja on palkattu komppaniakaupalla.

Tämä kaikki yhdistyy Frederick Winslow Tayloriin ja hänen mukaansa nimettyyn oppiin, taylorismiin. Kun etsitään tietoa nykypäivän taylorismista, ‘uudesta taylorismista’ eli ‘digitaalisesta taylorismista’, tulos on surullinen ja melko masentava. Wikipedian mukaan:

Digitaalisen taylorismin pääpiirteet ovat vakio, mekanistinen, joustamaton ja tarkka.

Johto hajottaa jokaisen tehtävän ja standardoi tarkan menettelyn, jota tulisi noudattaa tehtävän suorittamiseksi. Näin tekemällä se muuttaa työn kokonaisen valmistumisen mekanistiseksi, konemaiseksi prosessiksi. Jokainen työntekijä suorittaa tehtävänsä täsmälleen niin kuin johto on heille määrännyt, samalla tavalla kuin kone, joka on ohjelmoitu suorittamaan tietty tehtävä tietyllä tavalla.

Suoraan sanottuna, määritelmä tekee koko käsitteestä vanhentuneen ja pilkkaa ajatusta taylorismista. Jos jokin on vakio ja mekanistinen, se voidaan ohjelmoida – juuri se on tietotekniikan tarkoitus. Siksi uuden tai digitaalisen taylorismin määritelmä ei lisää siihen mitään.

Emme kuitenkaan ole saavuttaneet kallista koulutustamme tai kokemustamme ollaksemme robotteja – emme myöskään maksa asiantuntijoille tai avainhenkilöille kalliisti, jos ne voidaan korvata ohjelmistolla. Se, mistä meille maksetaan, on harkintamme, intuitio ja kykymme tarjota tuloksia enemmän tai vähemmän jäsentymättömässä ympäristössä sekä tietoja, jotka ovat epätäydellisiä ja epätäsmällisiä sisällöltään ja ilmauksiltaan.

Syy, joka estää tai ainakin hidastaa meitä käyttämästä harkintamme ja keskittämästä ponnistelujamme oikeaan asiaan oikeaan aikaan, on tarvittavien ja oikeiden tietojen saatavuus. Usein aikaa tuhlataan merkittävästi tietojen ja tiedostojen etsimiseen eri kansioista, ratkaisuista ja sähköposteista. Ihmisten jahtaaminen sähköpostien kanssa, jotta he puolestaan etsivät tietoja eri lähteistä kysyjälle, on masentavaa, mutta silti suuri osa lakimiesten, markkinoinnin, compliance- ja monien muiden ammattilaisten päivittäistä työtä. Kopioimme usein tietokenttiä erillisistä järjestelmistä toiseen. Jokainen on taistellut väärien versioiden kanssa ja korjannut siitä johtuvia virheitä tai joutunut tekemään saman työn uudestaan.

Entä, jos määrittelemme uuden taylorismin uudelleen? Voisiko se tarkoittaajohtamis- ja organisatorisia toimenpiteitä, jotka:

  • Lieventävät systemaattisesti järjestelmän tehottomuutta, manuaalisia prosesseja,päivittäisiä toimintoja
  • Mahdollistavat niukkoja ja kalliita asiantuntijaresursseja ja avainhenkilöitä keskittymään niihin substanssiaiheisiin,
  • joiden tekemiseen heidät on palkattu eli tuottavat tehokkaasti ajantasaista hyödyllistä tietoa asiantuntijoiden työn tueksi ja päätöksentekoon.

On kiva nähdä innostuneita ilmeitä ja kuulla naurua, kun ihmiset ymmärtävät, kuinka dramaattisesti heidän päivittäinen työnsä voisi parantua ja kuinka he voisivat keskittyä paremmin siihen, mihin heidät on koulutettu ja mitä he haluavat ja rakastavat tehdä.

Kirjoittaja on Janne Järvenoja, lakimies ja toimitusjohtaja NordCheckissä